RATGEBER
Instandhaltung, Nebenkostenabrechnung, Verkehrssicherung — Ihre Hausverwaltung hat klare Pflichten. Erfahren Sie, was Sie erwarten dürfen und was Sie tun können, wenn der Verwalter nicht liefert.
Ihre Verwaltung erfüllt die Pflichten nicht? So wechseln Sie richtig. Unsicher über faire Preise? Aktuelle Preise 2026. Nebenkostenabrechnung prüfen? Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Eine Hausverwaltung ist das zentrale Bindeglied zwischen Eigentümern, Mietern und Dienstleistern. Sie sorgt dafür, dass Immobilien ordnungsgemäß bewirtschaftet werden — von der Mietenbuchhaltung über die Instandhaltung bis zur Kommunikation mit Behörden. Der Verwalter handelt dabei nicht auf eigene Rechnung, sondern als Beauftragter des Eigentümers.
Die rechtliche Grundlage für die Pflichten einer Hausverwaltung ergibt sich aus mehreren Quellen:
Wichtig: Der Verwaltervertrag ist entscheidend. Er definiert, welche Aufgaben die Hausverwaltung konkret übernimmt. Was nicht im Vertrag steht, muss die Verwaltung grundsätzlich nicht leisten — es sei denn, es ergibt sich aus dem Gesetz. Prüfen Sie Ihren Verwaltervertrag daher sorgfältig, bevor Sie Pflichten einfordern.
In der Praxis lässt sich der Pflichtenbereich einer Hausverwaltung in drei Kategorien unterteilen: kaufmännische Pflichten (Mieteinzug, Buchhaltung, Abrechnungen), technische Pflichten (Instandhaltung, Wartung, Verkehrssicherung) und rechtliche bzw. organisatorische Pflichten (Vertragsmanagement, Behördenkontakt, Dokumentation). Jede dieser Kategorien bringt eigene Rechtsgrundlagen und Fristen mit sich.
Auch wenn der Mietvertrag formal zwischen Mieter und Eigentümer besteht, übernimmt die Hausverwaltung in der Praxis die meisten Vermieterpflichten. Die folgenden Aufgaben gehören zum Kernbestand der Pflichten gegenüber Mietern:
Ein Mieter meldet am Sonntagabend einen Wasserrohrbruch in seiner Wohnung. Die Hausverwaltung muss unverzüglich handeln: Notdienst beauftragen, betroffene Mieter informieren, Wasserzufuhr abstellen lassen und die Schadensdokumentation einleiten. Reagiert die Verwaltung nicht oder zu spät, kann der Eigentümer für Folgeschäden haftbar gemacht werden. Ein professioneller 24/7-Notdienst ist deshalb unverzichtbar.
Sie möchten wissen, welche Leistungen eine professionelle Mietverwaltung im Detail umfasst? Auf unserer Seite zur Mietverwaltung finden Sie eine vollständige Übersicht.
Gegenüber Eigentümern hat die Hausverwaltung eine treuhänderische Verantwortung. Sie handelt im Interesse des Eigentümers und muss dessen Vermögen schützen und mehren. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Pflichtbereiche im Überblick:
| Pflichtbereich | Konkrete Aufgaben | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kaufmännisch | Mieteinzug, Mahnwesen, Buchhaltung, Nebenkostenabrechnungen, Wirtschaftsplan, Rücklagenbildung | §§ 675, 666 BGB |
| Technisch | Instandhaltungsplanung, Wartungsverträge, Handwerkerbeauftragung, Bauüberwachung, Zustandsbewertung | § 535 BGB, Verwaltervertrag |
| Rechtlich | Mietvertragsmanagement, Mietanpassungen, Kündigung bei Zahlungsverzug, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben | §§ 535–580a BGB |
| Reporting | Regelmäßige Berichte über Einnahmen und Ausgaben, Leerstandsmeldungen, Instandhaltungsberichte, Jahresabrechnung | § 666 BGB (Auskunftspflicht) |
| Vermietung | Mietersuche, Bonitätsprüfung, Wohnungsübergabe, Mieterselbstauskunft, Inserierung bei Leerstand | Verwaltervertrag |
Die Auskunfts- und Rechenschaftspflicht nach § 666 BGB ist besonders wichtig: Der Verwalter muss dem Eigentümer jederzeit Auskunft über den Stand der Geschäftsbesorgung geben. Dazu gehören transparente Abrechnungen, nachvollziehbare Belege und regelmäßige Statusberichte.
Tipp für Eigentümer: Achten Sie bei der Wahl Ihrer Hausverwaltung darauf, dass das Reporting digital und transparent erfolgt. Quartalsberichte sollten Standard sein — nicht die Ausnahme. Fragen Sie aktiv nach, wenn Sie länger als drei Monate keinen Bericht erhalten haben.
Eine detaillierte Beschreibung aller Leistungen im Bereich der Eigentümerbetreuung finden Sie auf unserer Seite zur Mietverwaltung.
Neben den kaufmännischen Aufgaben trägt die Hausverwaltung eine erhebliche Verantwortung im technischen und organisatorischen Bereich. Diese Pflichten betreffen die Substanzerhaltung der Immobilie und die Sicherheit aller Bewohner.
Alle technischen und organisatorischen Leistungen finden Sie gebündelt auf unserer Seite zum Facility Management.
Wenn Ihre Hausverwaltung Pflichten vernachlässigt, stehen Sie nicht ohne Handlungsoptionen da. Wichtig ist ein strukturiertes Vorgehen — vorschnelle Eskalation schadet oft mehr als sie nützt. Die folgenden vier Stufen haben sich in der Praxis bewährt:
Eskalationsstufe 1 — Dokumentieren: Halten Sie jeden Pflichtverstoß schriftlich fest. Datum, Uhrzeit, Sachverhalt, beteiligte Personen. Fotografieren Sie Mängel. Speichern Sie E-Mails und Briefe. Diese Dokumentation ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Eskalationsstufe 2 — Schriftlich mahnen: Senden Sie eine formale Aufforderung per Einschreiben mit Rückschein. Benennen Sie den konkreten Pflichtverstoß, setzen Sie eine Frist von 14 Tagen und weisen Sie auf mögliche Konsequenzen hin. Eine klare, sachliche Formulierung ist wirkungsvoller als emotionale Vorwürfe.
Eskalationsstufe 3 — Mietminderung prüfen (§ 536 BGB): Liegt ein erheblicher Mangel vor, den die Verwaltung trotz Aufforderung nicht beseitigt, kann eine Mietminderung in Betracht kommen. Die Minderung muss verhältnismäßig sein und der Mangel muss die Gebrauchstauglichkeit der Wohnung einschränken. Lassen Sie sich im Zweifel vom Mieterverein oder einem Fachanwalt beraten, bevor Sie die Miete kürzen.
Eskalationsstufe 4 — Kündigung des Verwaltervertrags: Bei wiederholten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann der Verwaltervertrag außerordentlich gekündigt werden (§ 626 BGB). Voraussetzung ist ein wichtiger Grund — etwa fortgesetzte Nichtreaktion auf Mängelmeldungen, fehlende Abrechnungen über mehrere Jahre oder Veruntreuung von Geldern. Die Kündigung sollte anwaltlich begleitet werden.
Als Mieter können Sie bei anhaltenden Problemen auch den Eigentümer direkt kontaktieren — etwa über das Grundbuchamt oder die in der Nebenkostenabrechnung genannten Daten. Der Eigentümer ist letztlich verantwortlich und kann die Verwaltung zur Rechenschaft ziehen oder wechseln.
Sie sind Eigentümer und unzufrieden mit Ihrer aktuellen Verwaltung? In unserem Ratgeber Hausverwaltung wechseln erfahren Sie Schritt für Schritt, wie ein reibungsloser Übergang funktioniert.
FAQ
Die Hausverwaltung ist gegenüber Mietern zur Instandhaltung der Mietsache verpflichtet (§ 535 Abs. 1 BGB), muss die Nebenkostenabrechnung fristgerecht innerhalb von 12 Monaten erstellen (§ 556 Abs. 3 BGB), gemeldete Mängel zeitnah beseitigen und die Verkehrssicherungspflicht im Gebäude und auf dem Grundstück gewährleisten. Außerdem muss sie für Mieter erreichbar sein und bei Notfällen wie Rohrbrüchen oder Heizungsausfall schnell reagieren.
Wenn die Hausverwaltung nicht reagiert, sollten Sie schrittweise eskalieren: Zunächst den Sachverhalt schriftlich dokumentieren und per Einschreiben an die Verwaltung senden. Setzen Sie eine konkrete Frist von 14 Tagen zur Erledigung. Bei Nichtreaktion mahnen Sie schriftlich ab und setzen eine letzte Frist. Parallel können Sie den Eigentümer direkt kontaktieren. Bleiben alle Maßnahmen erfolglos, kann der Verwaltervertrag gekündigt werden.
Ja, eine Hausverwaltung kann bei Pflichtverletzung schriftlich abgemahnt werden. Die Abmahnung sollte den konkreten Pflichtverstoß benennen, eine angemessene Frist zur Abhilfe setzen und auf mögliche Konsequenzen hinweisen. Bei wiederholter oder schwerwiegender Pflichtverletzung kann der Verwaltervertrag gemäß § 626 BGB fristlos aus wichtigem Grund gekündigt werden.
Eine Hausverwaltung übernimmt kaufmännische Aufgaben (Mieteinzug, Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan), technische Aufgaben (Wartung, Instandhaltung, Beauftragung von Handwerkern, Verkehrssicherung) und organisatorische Aufgaben (Kommunikation mit Mietern, Behördenkontakte, Versicherungsabwicklung, Dokumentenverwaltung). Der genaue Umfang wird im Verwaltervertrag festgelegt.
Nein, die Hausverwaltung zahlt Reparaturen nicht aus eigener Tasche. Sie beauftragt Handwerker und Dienstleister im Namen und auf Rechnung des Eigentümers. Die Kosten trägt der Eigentümer. Allerdings ist die Verwaltung verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln, Vergleichsangebote einzuholen und das Geld des Eigentümers sorgsam einzusetzen. Bei schuldhafter Verletzung dieser Pflicht kann sie schadensersatzpflichtig werden.
Die Blum GmbH betreut seit 1929 Miet-, Gewerbe- und Sondereigentum im gesamten Frankfurter Stadtgebiet. Mit digitalem Service Portal, festem Ansprechpartner und 24/7-Notdienst.
Hausverwaltung in Frankfurt am Main seit 1929. Persönlich, transparent, erfahren.